Essa semana estarei em uma universidade a convite dos alunos do 1º ano com o intuito de demonstrar a aplicabilidade da teoria de sistemas na administração. Lembro que o início dos cursos superiores é eminentemente teórico, e que com o passar do tempo os estudantes começam a desejar obter maiores conhecimentos sobre a práxis empresarial e de como as coisas realmente se processam no dia a dia das empresas.
A abordagem sistêmica é uma forma contemporânea de ver a administração e demonstrar a natureza integrada das organizações. O conceito de sistema aberto adapta-se a todas as coisas vivas que mantêm relações com o meio ambiente. Ou seja, um sistema é um conjunto de elementos dinamicamente inter-relacionados desenvolvendo uma atividade ou função para atingir um ou mais objetivos ou propósitos.
As técnicas da ciência da administração são amplamente aplicadas nos dias de hoje para melhorar a produtividade do trabalhador. A ciência da administração enfatiza um método sistêmico que examine o sistema operacional por completo e analise um problema dentro desse sistema. A existência do problema é vista segundo sua relação com o sistema como um todo, e qualquer solução proposta é avaliada levando-se em conta o mesmo sistema. Qualquer ação que resolva um problema de produção, causando todavia outro problema para a organização, provavelmente será rejeitada.
Para mostrar isso na prática levei os alunos a uma das empresas na qual sou consultor e apresentei que o sistema dessa companhia que revende caminhões começa no departamento de vendas, e que de sua correta administração alimenta o restante das atividades que o compõem. Senão, de que serviria um brilhante e eficiente departamento financeiro ou mesmo de materiais, caso não houvessem vendas? Sem as mesmas para alimentar o restante do processo, os outros departamentos não teriam finalidade dentro do todo.
O Departamento de Vendas tem a seu cargo a execução da política de vendas, a orientação, assistência e controle das vendas e dos elementos vendedores em geral. Administrativamente é o cérebro e arquivo de todas as atividades de campo e de todas as informações sobre vendas, vendedores e clientes. Na parte executiva é o departamento que luta por todos os meios para conseguir vendas em massa, o que representa o objetivo final de todo esforço mercadológico.
Imagine o caos para a empresa caso as vendas simplesmente parassem? O sistema inteiro apresentaria desgastes, não só imediatos mas também ao longo do tempo. No caso da revenda de caminhões, um mês de poucas vendas certamente repercutirá em um período de poucos atendimentos na oficina, que representará um baixo consumo de peças novas e consequentemente um desbalanceamento da atividade financeira da empresa e pior, uma demora maior para que o sistema de vendas seja realimentado por uma nova venda, comprovando a interligação dos diversos sistemas da empresa e sua importância no atendimento dos objetivos traçados pelos escritórios maiores.
É preciso lembrar a importância dos recursos humanos para o sucesso dos sistemas administrativos. As empresas que atingem seus objetivos maiores de forma geral são aquelas em que os homens que as constroem conhecem com razoável profundidade o ‘‘negócio’’ e a complexa interação interna entre os departamentos e externa em relação ao mercado em que está atuando.
O precursor da administração moderna Peter Drucker diz: ‘‘Uma organização é um grupo humano composto por especialistas que trabalham em conjunto em uma atividade em comum, sendo que essa organização é eficaz apenas quando concentrar sua atuação em uma única tarefa.’’ Dessa forma, acreditem, a teoria na prática é a mesma e não outra como diz o dito popular.
- RICARDO PROCHET é administrador de empresas, professor universitário e consultor de empresas em Londrina

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