Há muitas formas de fazer o tempo render mais. Por exemplo, fazendo uma reserva de tempo, para tratar do inesperado. Na hora de planejar, as margens de segurança são um bom investimento, nem que seja para aproveitá-las para um curto descanso. Ter um relógio à vista é uma prática saudável que podemos tomar emprestada dos psicanalistas.
Eis outras: criar seus próprios prazos. Nem tudo de importante que você tem de fazer vem com um prazo fatal. Não se acanhe e crie o seu; construa, mentalmente, um cronograma, e inclua-o entre as coisas importantes e urgentes que você tem de realizar.
Lembre-se de que as mudanças são demoradas. É próprio da natureza humana reagir com lentidão (ou às vezes até contra) às mudanças. Logo, toda tarefa que exige a mudança de comportamento de uma ou mais pessoas leva mais tempo do que as tarefas que não requerem mudança.
Cuidado com as repetições. Dizer às pessoas – especialmente se são seus subordinados no trabalho – várias vezes o que elas devem fazer é um sintoma preocupante. Verifique se você está sabendo se comunicar.
Organize-se concretamente. Hoje em dia, há milhares de maneiras de organizar fisicamente o trabalho, inclusive com a ajuda dos recursos da informática. Mas não custa lembrar que você é que vai desempenhar as tarefas e o seu layout não muda: todos continuaremos a ter dois braços, dois olhos e duas orelhas.
Sob esta perspectiva, sou partidário de um sistema muito simples, duplo, de pastas: as duas tradicionais para entradas e saídas e mais duas marcadas, por exemplo, Para Resolver e Lista de Espera. Ponha, na primeira, tudo o que for urgente (definição de urgente: o que deve ser feito ou decidido hoje); o resto, guarde na segunda. Abra todos os dias, várias vezes, a pasta Para Resolver e a outra – de Espera – faça-o apenas uma vez por semana, tendo o cuidado de mandar guardar ou – preferivelmente – jogar fora tudo o que não servir mais.
Uma variação ousada dessa organização era utilizada pelo chefe que tive numa multinacional: ele só tinha duas pastas de entrada e saída. E uma única gaveta. Todos os papéis urgentes ficavam sobre a mesa até os assuntos serem resolvidos. Para a gaveta, iam os papéis que não considerasse urgentes. De lá, só saíam se o interessado voltasse a tratar do assunto, ou, então, no último dia do mês, diretamente para o lixo. Explicava o meu ex-chefe: ‘‘O que é urgente para mim, eu sei. O que é urgente para os outros, eles vão cobrar de mim. Logo, o que ficar, não é importante e pode ir para o lixo.’’
Descubra novos tempos no seu tempo. Todos nós perdemos tempo. É o tempo que se passa na sala de espera do consultório médico ou dentário, no trânsito, por causa da chuva ou das escolas ou da incompetência generalizada das autoridades públicas. Mas há, também, as viagens de avião – mais rápidas, na ponte aérea, ou mais longas, internacionais.
Enfim, todos aqueles momentos que não se possam classificar como lazer (importante) ou descanso (mais importante ainda). Use esses ‘‘pedaços’’ de tempo para planejar uma porção de coisas e registrar aquelas idéias que costumam surgir nos momentos mais inadequados para serem, depois, esquecidas.
Trabalhe em casa. Para a maioria das pessoas – e, especialmente, profissionais liberais – trata-se da pior sugestão possível. Levar trabalho para casa é prelúdio para separações e divórcios. Mas, muitas vezes, o ambiente do lar é mais propício para um trabalho que exija reflexão, como planejar. E você poderá aproveitar a tranquilidade da sua casa quando a mulher estiver trabalhando ou fazendo compras, e os filhos na escola.
Um famoso supervendedor norte-americano, chamado Frank Bettger, descobriu que, se parasse de fazer visitas na sexta-feira ao meio-dia e fosse para casa para planejar as visitas da semana seguinte, suas vendas aumentavam. Logo descobriu que a coisa funcionava tão bem, que ele não precisava mais sair de casa às sextas-feiras. De manhã, fazia o planejamento para os quatro dias da semana seguinte e, à tarde, ia jogar golf, que os americanos adoram.
Você já adivinhou, naturalmente, que (1) Frank Bettger passou a trabalhar apenas quatro dias por semana e (2) ficou rico, principalmente escrevendo livros sobre técnica de vendas. Como sabemos, se há uma coisa que os americanos entendem é de como transformar tempo em dinheiro.
- J. ROBERTO WHITAKER PENTEADO é jornalista e publicitário, professor e dirigente de instituição de ensino superior no Rio de Janeiro

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