Muita gente já está passando pela pior parte das férias de final de ano, que é justamente o seu término. Na lista de compromissos a serem colocados em dia está o recebimento dos e-mails acumulados durante esse período.
Para os que utilizam com frequência essa maravilhosa ferramenta de comunicação, a tarefa pode não ser tão simples. Alguns dias sem recebê-los pode significar algumas centenas ou até milhares de mensagens à espera de resposta. E a época de final de ano ainda traz um ingrediente especial: além de todas as mensagens habituais, ainda temos as trocas de votos de felicidades através dos cartões virtuais.
O que até então era uma arma para o aumento da produtividade se transformou em um verdadeiro desafio à paciência. Contudo, alguns macetes podem melhorar tremendamente o seu relacionamento com tais informações. Nick Morgan, membro do Harvard Business School Publishing, compilou uma lista com os ‘‘10 Mandamentos do E-mail’’, procedimentos simples e práticos que podem evitar aborrecimentos e poupar um bocado de tempo.
1. Apague aquele e-mail. Pelos cabeçalhos (headers) das mensagens é possível fazer a primeira seleção do que será eliminado. Apague tudo o que não lhe diz respeito. Da mesma maneira, quando estiver compondo uma mensagem, escreva um título significativo; ‘‘oi’’ ou ‘‘mensagem para voc꒒ realmente não dizem muita coisa.
2. Cuidado com os anexos. Arquivos com anexos, mesmo vindos de um conhecido, ainda podem significar um grande perigo. Muitos vírus, quando infectam suas vítimas, disparam e-mails automaticamente para todos os nomes de sua lista de contatos. Você não vai querer mandar um vírus para aquele cliente que você batalhou tanto tempo...
3. Conte até 10, depois envie. Uma característica bastante peculiar do e-mail é que ele reflete exatamente qual foi a reação de uma pessoa perante determinada situação, muito mais fielmente do que uma carta ou telefonema. A impessoalidade muitas vezes é a própria autorização para a pessoa escrever o que bem entender. Portanto, não envie um e-mail quando você estiver nervoso. E para responder a uma carta furiosa, nada melhor do que um ‘‘agradecimento pelas críticas construtivas’’.
4. Não há nada como o real. Repreensões, recompensas ou demissões nunca devem ser feitas eletronicamente.
5. Mantenha seus contatos em dia. Crie listas de endereços por afinidades, redirecione automaticamente as mensagens para suas respectivas pastas e configure sua assinatura eletrônica. Tenho que fazer isso antes de mandar minha coluna para o jornal...
6. Quebre as correntes. Eu garanto! Você não vai morrer, nem ficar pobre e muito menos enriquecer se não mandar 10 cópias da bendita corrente.
7. Rumores, fofocas e boatos. Lembre-se de que e-mails podem ser facilmente repassados. Tudo o que você enviar de alguma maneira ficará documentado. Utilizar-se de e-mails públicos também não esconde ninguém, sempre existem os famosos logs dos provedores de acesso.
8. Não se envolva em discussões. A regra básica é: você tem coragem de dizer isso pessoalmente? Caso contrário, não faça isso por e-mail.
9. Considere a largura de banda. Aquele arquivo de 2 MB que você achou tão interessante pode ser um verdadeiro transtorno para o seu amigo que se conecta por um modem de 33.6 Kbps.
10. Ninguém é perfeito. Se a mensagem precisa ser transmitida de uma maneira totalmente minuciosa, então utilize algum outro meio de comunicação.
Comentários e sugestões: enviem seus e-mails para [email protected].

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