Relatórios, e-mails, reunião para planejamento do próximo mês, contato com clientes e fornecedores... A lista de afazeres parece nunca ter fim e, além delas, sempre surgem os imprevistos. O cliente que chega sem avisar, um equipamento que quebra e requer conserto urgente, a ausência de um colega imprescindível para a finalização de uma tarefa.

Seja qual for a área de atuação, com certeza a situação acima não é desconhecida, mesmo que os personagens e demandas mudem. Organizar tudo de forma a ser produtivo, mantendo a qualidade e sem ter uma crise de estresse é tarefa de mestre e muitas pessoas acabam sentindo como se fossem necessárias muito mais do que 24 horas no dia.

Para o consultor Wellington Moreira, da Caput Consultoria, mais do que aprender técnicas para gestão do tempo é necessário fazer uma gestão de prioridades. "Se elas não estão claras, você fica preso no redemoinho do tempo. Tem que saber o que é importante, relevante", ensina ele.

E como definir o que é prioridade em meio a tantas tarefas? "É o que é importante e o que te leva aos seus objetivos. Dois fatores importantes na gestão do tempo são urgência e importância. Tarefas urgentes e importantes tendem a ser desagradáveis e as pessoas tendem a procrastinar", alerta.

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Cada pessoa irá encontrar a melhor forma de esquematizar o seu dia de forma a se tornar mais produtivo, mas algumas dicas podem ajudar. E-mails, por exemplo, tendem a nos tomar muito tempo e por isso a dica de Moreira é separar três períodos do dia apenas para olhá-los e responder o que for necessário.

Facilitador e também um complicador da vida moderna, o WhatsApp é considerado o maior problema na gestão do tempo, segundo o especialista. Por isso, se a tarefa a ser desempenhada exige concentração, coloque o celular em modo silencioso e com a tela virada para baixo. Para quem não resiste a dar uma espiadinha nas mensagens, o modo avião pode ser uma solução.

"Estar concentrado é importante e faz com que a pessoa renda mais. Os toques de celular nos trazem uma urgência. Se tiver que fazer uma tarefa de alta concentração, deixe o telefone de lado."

Moreira recomenda que o profissional saiba identificar as grandes decisões que precisa tomar para se dedicar mais a elas. Definir o que é urgente e importante mostra o que precisa ser feito hoje e o que pode ficar para depois. "Faça uma lista das tarefas da semana e organize segundo o que é prioritário ou o que terá um impacto maior, positivo ou negativo." Portanto, se existe um relatório muito importante para uma reunião de planejamento com a diretoria, o ideal é começar a se dedicar a essa tarefa já no início da semana para ter tempo de desenvolver o projeto com calma e atenção e revisá-lo caso necessário.

GERINDO MELHOR O TEMPO
Moreira diz que quanto mais concentrada a pessoa estiver ao desenvolver uma tarefa, melhor será o resultado. Há inclusive um termo para isso, o chamado "flow", termo em inglês que significa fluir. "Para entrar em flow a pessoa precisa gostar daquilo ou ter um prazo para terminar. Pessoas que meditam e sabem técnicas de respiração se concentram mais fácil."

Com maior ou menor concentração, no entanto, a dica é que se faça um intervalo de tempos em tempos para evitar a queda de produtividade.

Já uma janela de tempo pode ajudar a administrar os imprevistos que acontecem no dia a dia. "Se um médico marca um paciente a cada meia hora e um deles atrasar, todos os outros ficarão atrasados. Se ele tem uma janela a cada duas horas, está prevendo o imprevisto e caso ele não ocorra, esse tempo pode ser usado para adiantar outras tarefas da semana", ensina Moreira.

Para quem se sente sobrecarregado pelas tarefas, um aplicativo de gestão do tempo pode ajudar. "Você coloca as tarefas e ativa as notificações para o dia anterior. Assim não precisa ficar preocupado de esquecer algum compromisso e é lembrado a tempo para se organizar para o dia seguinte. Mas não precisa colocar 100% das atividades, tem gente que coloca tudo, não consegue 'ticar' e acaba ficando nervoso", destaca.

Por fim, saber dizer não pode ajudar a ter uma rotina menos apurada. "Não dá para gerir bem o tempo sem a capacidade de renúncia. Mas só dizer 'não' não é suficiente. Você pode dizer que não consegue fazer naquele dia, mas pode para o dia seguinte, por exemplo. Fazer muitas coisas não quer dizer ser produtivo. É preciso ver a relevância e a qualidade na execução dessas tarefas, por isso é importante também saber delegar."