Registros e arquivos do condomínio

A assessora jurídica do Secovi Londrina, Adiloar Franco Zemuner, ministrou o módulo 6 do curso de administração condominial. O tema da palestra foi ''Registros e Arquivos''. Na ocasião, dicutiu-se os documentos do condomínio que devem ser registrados e arquivados, tais como: todas as atas de assembleias gerais ordinárias e algumas das extraordinárias (as que tiverem como pauta aporte de capital). A convenção e o regimento interno do condomínio também precisam ser devidamente registrados e arquivados, conforme alertou Adiloar.

Vale lembrar que para a convenção ser aprovada é necessário um quórum de 2/3 dos proprietários. Já o regimento exige a presença de 50% mais um dos proprietários. Estes documentos devem ser elaborados e discutidos somente em assembleia geral aprovada para essa finalidade.

Durante a palestra, a assessora jurídica chamou a atenção para a Inscritura Pública de Incorporação Imobiliária (documento que descreve os proprietários e as unidades condominiais). ''Por meio desse documento, é possível conhecer quem são os proprietários, bem como os tipos de unidades e suas características'', explica Adiloar.

Tire suas dúvidas

Qual a importância de guardar documentos dos condomínios edilícios?

Em primeiro lugar, porque é de importância fundamental a preservação da memória do condomínio. Em segundo lugar, porque o correto arquivamento e a guarda de documentos são garantias dos atuais e futuros síndicos e administradores contra eventuais ações civis e trabalhistas, bem como de fiscalizações por parte dos órgãos públicos, dentre os quais merecem destaque: Ministério Público Federal, órgão fiscalizador dos recolhimentos da Previdência Social (INSS, PIS, FGTS); Secretaria da Receita Federal (contribuições diversas e Imposto de Renda); e Ministério do Trabalho (registro, jornada e pagamentos dos empregados).

Por quanto tempo os documentos do condomínio edilício devem ser guardados antes de serem descartados?

- Dossiê (Convenção de Condomínio/Regimento Interno): permanentemente;
- Registros (CNPJ, alvará, etc...): permanentemente;
- Plantas do Condomínio: permanentemente;
- Livros de Atas de Assembleias: permanentemente;
- Livro de Presença de Condôminos: permanentemente;
- Livro de Registro de Empregados: permanentemente;
- Livro de Inspeção do Trabalho: permanentemente;
- Prontuários de Funcionários: permanentemente;
- Processos Trabalhistas: permanentemente;
- Rais: permanentemente;
- Folha de Pagamento: 35 anos;
- GPS (INSS): 35 anos;
- GFIP (FGTS-RE/GR): 35 anos;
- Exames Médicos (Admissional, Demissional, Periódico): 20 anos;
- Laudo PPRA: 20 anos;
- Notas fiscais de compra de imobilizado: 10 anos;
- Recibo de vale-refeição: 10 anos;
- Recibo de vale-transporte: 10 anos;
- Pastas de Prestação de Contas: 10 anos;
- Formulário Caged: 10 anos;
- Holerite/Recibo de Pagamento: 10 anos;
- GPS - Seguridade Social: 10 anos;
- Darf PIS/Folha: 10 anos;
- GR Contribuição Sindical/Assistencial: 7 anos;
- Darf Retenções (PIS/Cofins/IRF/CSSL): 7 anos;
- Dirf: 7 anos;
- Folha de Ponto: 6 anos;
- Extratos e documentos bancários: 6 anos;
- Apólices de Seguros: 5 anos após a vigência;
- Diversos (exemplos comprovantes de água e esgoto, energia elétrica, telefone, carnê de IPTU e de IPVA, etc): 5 anos;
- Orçamentos/Contratos de Obras: até o final da garantia.

Quais as consequências por não guardar adequadamente os documentos do condomínio edilício?

Se o condomínio não estiver com sua documentação em ordem e adequadamente guardada, corre o risco de ser penalizado com multas de valores invariavelmente elevados, o que pode representar acúmulo de dívidas junto aos mais diversos órgãos; posterior acréscimo no valor da quota condominial paga pelos moradores para saldar referidos débitos e, nos casos de inadimplência desses débitos fiscais, desvalorização patrimonial do imóvel e até dificuldades na eventual comercialização de unidades.

A quem pertence a responsabilidade pela guarda de documentos do condomínio edilício?

O síndico será sempre o guardião de documentos pertencentes ao condomínio, mesmo que estejam arquivados no Escritório de Contabilidade ou em Administradoras de Condomínio. Assim, o síndico é quem tem a responsabilidade civil e criminal pela guarda de documentos do condomínio. Por isso, o síndico deve sempre estar atento, porquanto erros e esquecimentos relativos à documentação podem trazer sérios prejuízos ao condomínio e ao próprio síndico, na forma de multas e processos.

Agenda Secovi Londrina

Como parte integrante do Programa Excelência da Qualidade Imobiliária (Peqi), o Secovi Londrina vai realizar, nestes dias 26 e 28, o ''Curso Básico de Vistoria''. Será enfatizada a importância da vistoria imobiliária, que é um dos fatores que mais influenciam no momento de compra ou locação.

No dia 27 de outubro, será realizada palestra: ''Direitos e deveres do condômino'' por meio do Programa Excelência da Qualidade Condominial (PEQC). Serão abordados assuntos diretamente relacionados ao cotidiano condominial, tais como: inadimplência, multas por atraso, mau uso da propriedade e perturbação do sossego alheio.

Os eventos serão no Auditório da Associação Comercial e Industrial de Londrina (Acil - Rua Minas Gerais, 297 - 2º andar) das 19 às 22 horas. As vagas são limitadas. Informações e inscrições pelo (43) 3356-2703.

Jantar para síndicos

O tradicional jantar em comemoração ao dia do síndico, promovido pelo Secovi Londrina, será no dia 21 de novembro, às 20 horas, no salão social do Iate Clube de Londrina (Avenida Higienópolis, 2.135). As empresas que estão patrocinando o evento são: Digitemp Comércio Assistência Técnica e Instalação de Equipamentos Eletrônicos, Dezainy Assessoria de Cobrança, Caixa Econômica Federal, Almeida e Almeida Condomínios, Copagás, Thyssen Krupp Elevadores, Atlas Schindler Elevadores, Imobiliária Santamérica e Escritório de Contabilidade Orcasp.

Os convites podem ser retirados entre os dias 16 e 20 de novembro das 8h30 às 12 horas e das 13h30 às 18 horas na sede do Secovi Londrina (Rua Minas Gerais, 297, 13º andar).

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