Documentos do condomínio
Apesar de o século XXI ser marcado pela alta tecnologia e pelas inovações, os documentos impressos ainda desempenham exímia importância. E não é para menos. Estudiosos definem o documento como um objeto corpóreo, resultado da atividade humana, que representa, permanentemente, um fato idôneo.
Pessoas físicas e jurídicas, cada vez mais, acumulam diversos tipos de documentos impressos. Nos condomínios não é diferente. No entanto, muitas vezes, síndicos e administradores questionam: qual a importância de acumular tantos documentos? Por quanto tempo devem ser guardados? Quais as consequências por não armazenar adequadamente os documentos do condomínio? E, principalmente, quais documentos devem ser guardados?
Considerando a importância do assunto e a quantidade de questionamentos que giram em torno do tema, a assessora jurídica da regional de Londrina do Secovi-PR, Adiloar Franco Zemuner, respondeu uma série de perguntas à coluna SEU IMÓVEL, sanando as principais dúvidas dos síndicos, condôminos e administradoras.


Tire suas dúvidas
Qual a importância da guarda de documentos dos condomínios edifícios?
Em primeiro lugar, porque é de importância fundamental a preservação da memória do condomínio. Em segundo lugar, porque o correto arquivamento e guarda de documentos é a garantia dos atuais e futuros síndicos e administradores contra eventuais ações civis e trabalhistas, bem como de fiscalizações por parte dos órgãos públicos, dentre os quais merecem destaque o Ministério Público Federal, órgão fiscalizador dos recolhimentos da Previdência Social (INSS, PIS, FGTS), a Secretaria da Receita Federal (Contribuições diversas e Imposto de Renda) e o Ministério do Trabalho (registro, jornada e pagamentos dos empregados).

Qual a necessidade de se reunir tantos documentos?
Uma das funções pertinentes ao cargo de síndico é a prestação de contas. Assim, mensalmente, o síndico deve apresentar as pastas contendo todos os documentos referentes aquele mês ao conselho fiscal para verificação, conferência e aprovação. Ainda, anualmente, o síndico, com a aprovação do conselho fiscal, deve prestar contas à Assembléia Geral Ordinária.

Por quanto tempo os documentos do condomínio edilício devem ser guardados antes de serem descartados?- Dossiê (Convenção de Condomínio / Regimento Interno): permanentemente;
- Registros (CNPJ, Alvará, etc...): permanentemente;
- Plantas do Condomínio: permanentemente;
- Livros de Atas de Assembléias: permanentemente;
- Livro de Presença de Condôminos: permanentemente;
- Livro de Registro de Empregados: permanentemente;
- Livro de Inspeção do Trabalho: permanentemente;
- Prontuários de Funcionários: permanentemente;
- Processos Trabalhistas: permanentemente;
- RAIS: permanentemente;
- Folha de Pagamento: 35 anos;
- GPS (INSS): 35 anos;
- GFIP (FGTS - RE / GR): 35 anos;
- Exames Médicos (Admissional, Demissional, Periódico): 20 anos;
- Laudo PPRA: 20 anos;
- Notas Fiscais de compra de imobilizado: 10 anos;
- Recibo de Vale Refeição: 10 anos;
- Recibo de Vale Transporte: 10 anos;
- Pastas de Prestação de Contas: 10 anos;
- Formulário CAGED: 10 anos;
- Hollerith / Recibo de Pagamento: 10 anos;
- GPS - Seguridade Social: 10 anos;
- DARF PIS/Folha: 10 anos;
- GR Contribuição Sindical / Assistencial: 07 anos;
- DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSSL): 07 anos;
- DIRF: 07 anos;
- Folha de Ponto: 06 anos;
- Extratos e documentos bancários: 06 anos;
- Apólices de Seguros: 05 anos após a vigência;
- Diversos (ex: comprovantes de água e esgoto, de energia elétrica, de telefone, carnê de IPTU, de IPVA. etc...): 05 anos;
- Orçamentos / Contratos de Obras: até o final da garantia.

Quais as consequências por não guardar adequadamente os documentos do condomínio edilício?
Se o condomínio não estiver com sua documentação em ordem e adequadamente guardada, corre o risco de ser penalizado com multas de valores invariavelmente elevados, o que pode representar acúmulo de dívidas junto aos mais diversos órgãos; posterior acréscimo no valor da quota condominial paga pelos moradores para saldar referidos débitos e, nos casos de inadimplência desses débitos fiscais, desvalorização patrimonial do imóvel e até dificuldades na eventual comercialização de unidades.

A quem pertence a responsabilidade pela guarda de documentos do condomínio edifício?
O síndico será sempre o guardião de documentos pertencentes ao condomínio, mesmo que estejam arquivados no Escritório de Contabilidade ou em Administradoras de Condomínio. Assim, o síndico é quem tem a responsabilidade civil e criminal pela guarda de documentos do condomínio. Por isso, o síndico deve sempre estar atento, porquanto erros e esquecimentos relativos à documentação podem trazer sérios prejuízos ao condomínio e ao próprio síndico, na forma de multas e processos.


Agenda Secovi
No dia 12 de março o Secovi realiza um café da manhã para síndicos, contando com a presença dos assessores jurídicos Adiloar Franco Zemuner e Danilo Gonçalves Serra.
No dia 26 de março vai acontecer um coquetel de lançamento do Programa Excelência da Qualidade Imobiliária 2009 (PEQI) no Espaço Aruanã (Rua Geraldo Rodrigues, 199- Jardim Santa Rita).
Mais informações pelo (43)3356-2703.


Fala Leitor
Qual a importância de guardar e preservar sua documentação pessoal?


''Eles devem ser bem guardados e conservados para não ter aborrecimentos, pois são de extrema importância para a apresentação pessoal, além de essenciais para a realização de cadastros, concursos, empréstimos, eleições, etc'', Leidiane Souza Lima, empresária



''Os documentos nos identificam e nos auxiliam em diversas situações do cotidiano. É um direito do ser humano e também uma exigência para o exercício da cidadania. Eles devem ser muito bem conservados, a fim de evitar transtornos'', Marianna Portugal Pozatto, educadora física

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