Março é quando grande parte dos condomínios faz sua prestação de contas e elege o novo síndico, que ficará no cargo durante um ou dois anos, conforme a convenção. Giselle Rocha, contadora e assessora dos síndicos na Agência de Serviços Auxiliares (ASA), de Londrina, explica que antigamente a prestação de contas era atrelada ao Imposto de Renda, por isso a data.
"Uma coisa não tem a ver com a outra, mas era feito assim. Com o tempo essa data foi mudando, quando algum síndico renunciava também se fazia nova eleição fora desse mês, mas a grande maioria, principalmente nos prédios mais antigos, ainda faz a assembleia ordinária em março", conta.
Segundo a lei, o condomínio deve fazer no mínimo uma assembleia ordinária por ano, para prestação de contas e eleição e pode fazer quantas extraordinárias forem necessárias. De acordo com Giselle, mesmo que o mandato do síndico seja de dois anos, a prestação de contas deve ser feita a cada novo ano. "Alguns síndicos deixam passar e fazem reunião a cada quatro, cinco anos, mas não pode. Por isso é importante o condômino estar sempre participando, não se importar somente se o condomínio tem valor baixo", alerta.
Alguns passos são necessários para o bom andamento da assembleia, como a escolha de um presidente, que irá comandar a reunião e um secretário, que irá fazer a ata. "Para começar, a reunião deve começar pontualmente no horário, geralmente na segunda convocação. O presidente deve manter o andamento da assembleia, se atendo aos assuntos pautados. É comum surgirem outras reclamações e assuntos nesses momentos, mas justamente por causa dessas discussões fora de hora que muitos moradores não gostam de participar", diz.
Depois que o novo síndico é eleito, é importante que algumas formalidades sejam cumpridas, como comunicar a Receita Federal e fazer a troca de titularidade no banco, o registro da ata em cartório e a certificação digital, por meio da qual a Receita acompanha as movimentações no condomínio, como o registro de funcionários. A assessora recomenda que o ex-síndico acompanhe se todas as alterações de responsabilidade foram feitas.
Para a prestação de contas o condômino deve checar se as pastas foram conferidas e vistadas pelo Conselho Fiscal. "A prestação de contas deve ser feita mensalmente e o conselheiro deve verificar as notas e conferir os valores. Também é importante saber se os pagamentos estão sendo feitos corretamente, como dos impostos trabalhistas. Podem inclusive ser pedidas certidões negativas na Receita Federal", explica Giselle.
Caso as pastas não tenham sido vistadas, a assembleia pode optar pela não aprovação das contas. Nesse caso, deve ser feito algum encaminhamento, segundo a contadora, como a prorrogação do prazo para a conferência dos documentos pelo Conselho Fiscal e a convocação de uma nova assembleia. Também pode ser contratada uma auditoria, caso haja discordância na documentação financeira.
Outra dica importante é lembrar que para a ata é feito um resumo da reunião. Por isso, se alguém quiser que algo conste do documento deve solicitar. Mesmo os inquilinos podem participar da prestação de contas, mas não têm direito a voto.

Finanças
Um dos motivos de discórdia entre os moradores é justamente a questão financeira. Para evitar dor de cabeça, é importante que o morador acompanhe o dia a dia de seu condomínio. Giselle explica que mesmo não sendo parte do Conselho Fiscal, qualquer pessoa pode ter acesso às pastas. "Alguns condomínios não colocam somente um resumo do que foi gasto no mês, mas dão um detalhamento. Se esse não é o seu caso e você quer saber onde foi gasto o quê, pode pedir para ver a pasta. Também é possível solicitar no escritório de contabilidade uma cópia da nota fiscal caso tenha dúvidas", destaca.
Giselle ressalta que todo morador tem o direito de saber quanto o condomínio tem de recursos e qual a porcentagem de inadimplência. "É preciso cuidado porque é o caixa do condomínio que banca isso. Esse caixa ‘engorda’ com taxas para uso de salão de festas, churrasqueiras e multas. É importante também seguir a convenção e passar para o advogado fazer a cobrança dos valores em atraso assim que vencer o prazo estipulado, que geralmente é de 30 ou 60 dias."

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