Luiz Guilherme Gelain faz uso de ferramentas de apoio para gerenciar as manutenções e estabelece lista de implantação de melhorias: "Analisamos por matriz de prioridade, gravidade e urgência"
Luiz Guilherme Gelain faz uso de ferramentas de apoio para gerenciar as manutenções e estabelece lista de implantação de melhorias: "Analisamos por matriz de prioridade, gravidade e urgência" | Foto: Saulo Ohara



Gerir um condomínio é como administrar uma empresa. Sem planejamento, o prejuízo e a dor de cabeça são certos. Nos edifícios mais novos, que contam com ampla infraestrutura de lazer, os desafios do trabalho do síndico são ainda maiores, por isso, não dá para "tocar" o dia a dia apenas "apagando incêndio". A gestão precisa ser organizada e preventiva. Como muitos gestores são também moradores do conjunto habitacional, a recomendação é procurar ajuda profissional e especializada.

O economista, professor do curso de síndico profissional da Gabor RH e Sindiconet, e diretor da GK Condomínios em São Paulo, Gabriel Karpat, diz que o planejamento começa a partir do levantamento dos itens da edificação. Todas as vistorias e manutenções devem ser programadas e ter os custos estimados na previsão financeira anual. "É preciso planejar a curto, médio e longo prazo", avisa. Karpat lembra, no entanto, que a administração não envolve apenas a correção de problemas e realização de manutenções.

Apesar da comum comparação, Karpat esclarece que as empresas visam lucro, já a gestão de condomínios deve estar focada na valorização do patrimônio. "Tem que investir em melhorias para que o prédio não deprecie e perca valor de aluguel e venda no futuro", argumenta. Por isso, o planejamento deve ir além do tempo de gestão de cada síndico. Se a intenção é realizar uma grande obra dentro de cinco anos, isso tem que ser pensado com antecedência.

"O condomínio deve oferecer segurança e conforto aos moradores", cita. A gestão deve ser encarada como um "programa de governo" e pensada em conjunto. Mas, diferente da política, o plano precisa ter continuidade nas gestões posteriores. "A grande vantagem de discutir em assembleia é que, quando o plano é aprovado, fica garantido que as administrações seguintes irão cumpri-lo", diz.

O síndico profissional e gerente condominial da Ápice Administração de Condomínios em Londrina, Maicon Puliese, lembra que a previsão orçamentária deve incluir, também, despesas extraordinárias, além de um fundo para o pagamento de férias e 13º salário dos funcionários. Segundo ele, o planejamento financeiro deve ser apresentado obrigatoriamente durante a assembleia ordinária anual.

Para Puliese, um dos principais riscos da falta de organização é a incapacidade de lidar com situações emergenciais. Diante de imprevistos, muitos síndicos comprometem o fundo de reserva, que deveria ser usado apenas para investir em melhorias, para "tapar buracos". Depois de aprovado o plano de trabalho, a orientação é que o síndico realize reuniões mensais com os membros do conselho para eventuais revisões e adequações.

SOFTWARE, APLICATIVOS E PLANILHAS SÃO ALIADOS NA GESTÃO
Com dezenas de itens de lazer e de uso comum para tomar conta, a síndica do edifício L’Harmonie, na Gleba Palhano, Marimilia Dalpizzol Soler, confessa que é impossível gerenciar tudo "no olho". Para dar conta de todas as manutenções e deixar o prédio organizado, ela conta com o suporte de um software e uma equipe administrativa. "Não tem como lembrar tudo se não implantar alguma ferramenta de gestão de tarefas", opina. Ela explica que o programa de computador é alimentado manualmente.

Ao assumir a gestão, há cerca de três anos, Marimilia fez um mapeamento e revisão de todos os itens e inseriu as informações na plataforma. Além das manutenções obrigatórias, também incluiu no sistema outras checagens simples, mas que, se não agendadas, acabam esquecidas. "Temos quase 200 atividades programadas", calcula. O sistema registra as verificações e guarda o histórico de atividades, o que facilita o trabalho do próximo gestor.

Síndico do Edifício Florais Eco Resort & Residence há quase dois anos, Luiz Guilherme Gelain diz que faz uso de planilhas e de um aplicativo de celular para gerenciar as manutenções necessárias. Para implantar melhorias no prédio, estabelece uma lista de afazeres de acordo com a demanda dos moradores. "Analisamos por matriz de prioridade, gravidade e urgência", afirma. Segundo Gelain, na previsão orçamentária anual, estão inclusos o plano de manutenções, melhorias e aquisições. "Não planejar é a mesma coisa que estar numa canoa sem remo e motor de popa, você fica a mercê da maré e do vento, sem foco", compara.

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