É comum no final do ano as pessoas tirarem um tempo para colocar as pendências pessoais e profissionais em dia e deixar tudo organizado para o próximo ciclo. Para quem está à frente de condomínios não é diferente. As últimas semanas do ano são uma excelente oportunidade para o síndico avaliar o período que passou e deixar tudo planejado para os próximos 12 meses. “É importante o síndico deixar tudo muito organizado, planilhado e estar sempre uma passo à frente para evitar surpresas e prejuízos”, frisa Clarice Sanches, síndica profissional e mentora para síndicos.

O primeiro passo, pontua Clarice, é planilhar todas as manutenções preventivas que devem ser realizadas ao longo do ano, pois isso evita imprevistos e, principalmente, prejuízos. Esse planejamento é fundamental para o equilíbrio financeiro do condomínio. Segundo ela, é possível estabelecer as demandas, por exemplo, conforme os valores de cada uma e, claro, sem esquecer da necessidade do local. “Não vou colocar manutenções mais caras em janeiro porque neste mês tenho a renovação do seguro obrigatório, férias de funcionário e outras demandas. Em fevereiro, pode acontecer de ter um pouco mais de inadimplência, então é bom evitar também colocar no planejamento manutenções obrigatórias muito altas”, explica a síndica.

Depois de março, sugere Clarice, o ideal é ir distribuindo as demandas, de acordo com valores e urgência. “Cuida dos extintores e mangueiras de incêndio, depois passa para a válvula de recalque, na sequência faz vistoria de gás”, propõe a síndica profissional, lembrando que essa organização deve ser feita conforme as necessidades de cada condomínio. O importante, reitera ela, é planilhar e diluir os compromissos e obrigações financeiras durante o ano.

Clarice reforça que quando se fala em finanças, a atuação de um contador é fundamental, mas é responsabilidade do síndico ter controle de tudo o que acontece no condomínio. “O escritório de contabilidade vai contabilizar, organizar e deixar tudo pronto e entendível para o conselho fiscal do condomínio. Mas é o síndico que tem o papel de comunicar para o contador todos os gastos, se determinado valor é para ser, por exemplo, retirado do fundo de reserva, do fundo de obras ou para ratear. Enfim, é o síndico que precisa saber o que está acontecendo, que tem que ter noção dos gastos mensais”, adianta a síndica, destacando que diante de uma demanda é preciso saber se diz respeito a algo corriqueiro, ordinário ou totalmente extraordinário porque dependendo da situação terá que passar pela aprovação do conselho.

Entre as despesas e previsões que precisam ser agendadas desde o início do ano estão férias e 13º salário dos funcionários, além de uma reserva obrigatória de mais ou menos 10% da cota. Crie fundos separados específicos, sugere a síndica profissional.

Em geral, para ter uma gestão mais eficiente, Clarice frisa que o importante é ter organização sobre o que ocorre no condomínio, o que está acontecendo no local, ter controle sobre as manutenções obrigatórias, realizar adequadamente os treinamentos dos funcionários e fazer as devidas comunicações aos moradores. “A palavra-chave no meu ponto de vista para ter uma Sindicatura Leve é organização, estar dois passos à frente. Dessa forma, se aparecer algum problema surpresa não vai te desestabilizar, você não vai perder o foco”.