Muito mais do que se vestir bem, atender o telefone e ter boa aparência, as atribuições das secretárias (que ontem comemoraram seu dia) depois da consolidação da profissão são bem maiores e sérias. Hoje elas ajudam na definição da agenda do chefe, têm noções de administração e economia e são a porta de entrada e o cartão de visitas da empresa. Com tantas atribuições novas, as dúvidas e os erros mais comuns da profissão ainda estão relacionados às atividades antigas. Quem nunca se irritou com alguma secretária ao telefone ou se sentiu ignorado em uma sala de espera?
Para a professora de relações públicas da UEL, Mariângela Benine Ramos Silva, que já foi secretária executiva de multinacional e docente no curso de secretariado na mesma universidade, o problema é que muitas pessoas não foram treinadas para exercer a função de secretária. ''Algumas empresas ainda contratam gente sem formação, que não sabe como agir em certas situações'', diz.
No atendimento ao telefone, o problema é saber quais ligações devem ser passadas e quais devem ser bloqueadas. De acordo com Mariângela, uma conversa antecipada com o chefe ajuda a esclarecer a situação. ''E quando quem está ao telefone é alguém desconhecido, é fundamental que a secretária anote exatamente o que a pessoa deseja para transmitir o recado completo'', ensina. E se não houver a possibilidade de a pessoa ser atendida, é função da secretária saber explicar a situação. ''Mentir dizendo que está em uma reunião que não acaba nunca é ruim porque a pessoa se sente enganada. O melhor é dizer a verdade e se dispor a ajudar de outra maneira'', garante.
Outra dica importante é dar sempre retorno às ligações. Mariângela diz que muitas secretárias falam que vão dar uma resposta e deixam os clientes esperando em vão. ''Se você disse que ia ligar em meia hora, ligue em meia hora, nem que seja para dizer que não conseguiu passar o recado. Ninguém tem tempo para perder e ficar esperando uma ligação é muito ruim'', comenta.
Outra problema frequente é atender clientes de maneira grosseira e despreocupada. ''Se a secretária estiver em uma ligação e alguém entrar, não é certo fazer a pessoa esperar. Pedir licença ao telefone e atender a pessoa ou pedir que ela aguarde um momento é a atitude mais educada.
Dizer 'obrigada', 'por favor', 'bom dia', nunca é demais'', afirma ela. Fazer as pessoas esperarem sem definir quanto tempo isso vai levar também é um erro. ''Algumas secretárias dizem que não sabem quanto tempo o chefe vai demorar. Isso não é verdade. Elas devem saber quanto tempo dura uma consulta ou uma reunião. Avisar quem está esperando que isso pode demorar demonstra preocupação e zelo, o que só melhora a imagem da empresa'', garante Mariângela. n

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