Por quanto tempo as empresas devem guardar os documentos fiscais, comerciais, trabalhistas e previdenciários para não terem problemas no futuro? Essa pergunta costuma atormentar a vida dos empresários, especialmente diante das frequentes alterações que ocorrem nas legislações federal, estaduais e municipais. Se a pergunta pudesse ser resumida a dois prazos (mínimo e máximo), a resposta seria esta: no mínimo, três anos; no máximo, por prazo indeterminado.
Mas a resposta não pode ser tão simples assim. O tempo de guarda de um livro ou documento fiscal, trabalhista ou previdenciário vai depender da sua finalidade.
Foi para ajudar as empresas nessa questão que o departamento jurídico do Sescon-SP (Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis, de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo) elaborou uma guia com os prazos para a guarda e manutenção de livros e documentos fiscais.
Segundo o guia, um contrato de trabalho, por exemplo, terá de ser guardado para sempre, mesmo que a empresa encerre suas atividades. Esse documento serve para comprovar, entre outras finalidades, o tempo de trabalho para obtenção de aposentadoria.
Tome-se por exemplo o contrato de um trabalhador que entra hoje no mercado. Pela legislação atual, ele estará em condições de se aposentar somente a partir de 2036 - se permanecer trabalhando sem interrupção por 35 anos.
Mesmo sabendo que hoje a Previdência Social já informatizou todo o cadastro dos trabalhadores do País, pode ser que dentro de quase quatro décadas esse empregado precise comprovar algum dado no momento de pedir a aposentadoria.
Assim, a empresa terá de manter esse contrato por tempo indeterminado.
No caso de documentos comerciais e fiscais de âmbito federal, a guarda mínima é por cinco anos e a máxima, permanente (no caso do Livro Diário).
No caso de documentos e livros fiscais referentes aos impostos estaduais e municipais, sua guarda deve ser sempre pelo prazo de cinco anos.
Segundo Carlos José de Lima Castro, presidente do Sescon-SP, as pessoas físicas e as empresas devem ter atenção especial com os comprovantes de pagamentos feitos via internet. Esse documentos, segundo, Lima Castro, devem ser guardados conforme a finalidade a que se destinam.
Lima Castro sugere que as pessoas sejam organizadas tanto na hora de guardar como de jogar fora um documento. ''Para evitar problemas, é bom rasgar completamente o documento a ser jogado fora.''

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