Pandemia promove mudanças nos espaços de trabalho

A pandemia do novo coronavírus acelerou uma mudança que já vinha dando sinais nos ambientes de trabalho. Com os colaboradores das empresas em home office, os espaços físicos das grandes empresas começaram a virar grandes elefantes brancos. Quem ainda não tinha o trabalho remoto como possibilidade foi forçado a rapidamente implantar esse tipo de sistema para que a produtividade não caísse em meio à pandemia. E, com o tempo, algumas companhias começaram a ver que, na verdade, a produção não diminui com a mudança. Assim, mesmo após a pandemia, passa a não fazer mais sentido voltar ao modelo de trabalho anterior, que demanda mais custo e menos flexibilidade.

"Essa pandemia levou à necessidade de modificação dos processos de trabalho e à informatização para não perder o ritmo normal e de produtividade", comenta Adriana Martello Valero, coordenadora do curso de Administração da PUCPR Campus Londrina. "O que a gente está observando é que as empresas já se atentaram que esses efeitos da pandemia vão ser de longo prazo. Pensando nisso, o setor corporativo está já realizando mudanças para se adaptar e se preparar para essa nova realidade que vai impactar nos processos de trabalho: necessidade de redução de custos, aumento de produtividade, entre outras. Por isso esse movimento de empresas indo para estruturas menores e colocando as pessoas para trabalhar em casa."

Após oito anos, a Belagrícola deixou a sede administrativa de 12 mil metros quadrados localizada na Gleba Palhano para ocupar 1,2 mil metros quadrados em três andares de um edifício na mesma região, a poucos metros dali. Com os colaboradores em home office, a companhia avaliou que o espaço físico da antiga sede, pensada para receber todos os 1.200 funcionários das 54 filiais da Belagrícola para reuniões de treinamentos, ficou obsoleto. Após o início da pandemia, a empresa viu que essas atividades poderiam ser realizadas de forma efetiva por meio de plataformas digitais, o que culminou em benefícios como redução de custo, ganho de tempo e mitigação de risco de acidentes em função de viagens pela equipe. O tempo perdido na estrada poderia ser revertido em produtividade.

A redução de custos chega, no mínimo, R$ 1 milhão com infraestrutura, viagens de colaboradores e combustível, por exemplo. "Tudo o que precisava para trazer todo mundo para o mesmo lugar físico, e essa necessidade não é tão recorrente", diz a diretora de RH da Belagrícola, Rebeca Lins.

O novo ambiente de trabalho tem estações de trabalho suficientes para os 190 colaboradores da sede administrativa, mas diferentemente da sede antiga, não há lugares fixos para cada um, de maneira que eles possam interagir com outros colegas de trabalho. Os colaboradores da sede administrativa poderão optar por trabalhar presencialmente ou em sistema híbrido - alguns dias em casa e em outros presencialmente.

Segundo Lins, a Política de Home Office da empresa tem adesão de 99% dos colaboradores. "Ninguém quer voltar ao estritamente presencial. A opção de flexibilidade já é uma realidade que ninguém evita mais. Hoje temos a pandemia, amanhã ninguém sabe."

Para migrar para o novo sistema de trabalho, a Belagrícola precisou investir em tecnologia para que não houvesse prejuízos de produtividade. O investimento incluiu migração de dados para a nuvem, em plataformas de reuniões e treinamentos, assinaturas digitais e em um sistema de controle de jornada autônoma, por exemplo. Antes mesmo da pandemia, a empresa já tinha optado por um sistema de controle de jornada virtual que os colaboradores pudessem utilizar de qualquer lugar e de forma autônoma. "A gente acredita na responsabilidade e autonomia do colaborador", diz Lins. Como resultado, a mudança não trouxe prejuízos à produtividade dos colaboradores, que de acordo com a diretora de RH, continua elevada.

'OPEN SPACE'

A francesa Atos também deixou o imóvel de 7 mil metros quadrados (e 3,1 mil metros quadrados de área utilizável) localizado na esquina das avenidas Tiradentes e Arthur Thomas, com estações de trabalho para todos os seus cerca de 500 colaboradores, para um imóvel no Boulevard Londrina Shopping, de 2,2 mil metros quadrados, com 350 estações de trabalho. A previsão é que a mudança ocorra no primeiro semestre do ano que vem.

Com a pandemia, todos estão em home office, mas no retorno às atividades presenciais, os colaboradores poderão optar por trabalhar em casa ou reservar uma das 350 estações de trabalho da nova unidade no Boulevard Shopping através de um aplicativo, chamado MySeat. O sistema já é utilizado pela empresa em São Paulo (SP), onde a mudança de espaço físico para ambientes "open space", mais colaborativos, com maior integração de pessoas, já tinha sido iniciada em 2019.

Como resultado da mudança de endereço e de sistema de trabalho, o CEO cita redução de custos com o imóvel e com despesas de viagens, redução da emissão de CO2, maior integração e aumento de produtividade. O controle de jornada é realizado pelo mesmo aplicativo de gerenciamento de espaços de trabalho, o MySeat. "Posso com certa antecedência programar qual local vou utilizar e em quais dias e também informar quais dias trabalharei em casa. Ele faz gestão da força de trabalho vis a vis os nosso espaços disponíveis no escritório." A solução foi lançada no mercado e já é utilizada por outras 20 empresas.

Segundo Campelo, a economia com a mudança da unidade em Londrina chegará a 40% nas despesas mensais, mas parte dos recursos será alocada na adequação do novo imóvel, mobiliário, decoração. "Isso reforça que a decisão não foi prioritariamente pela redução de custos, mas pela adequação de espaço para o que o business demanda e a cultura exige."