Uma das ferramentas mais simples e valiosas aplicadas nos programas de produtividade no Japão é chamada popularmente de ''5S''. Esta ferramenta pode ser utilizada não apenas em empresas de qualquer porte mas, também, em nossos lares. A expressão ''5S'' refere-se às palavras japonesas que traduzem as diferentes fases de um processo de melhoria contínua, na qual cada ''S'' representa um momento específico do processo de implantação: ''Seiri'', ''Seiton'', ''Seiso", ''Seiketsu'' e ''Shitsuke''.
Como a simples tradução de cada palavra talvez não evidencie as vantagens de tal ferramenta, vamos mostrar como seria a implantação desta metodologia numa casa. Assim, começamos com o ''Seiri'', que significa descarte. Esta fase consiste em se livrar de tudo aquilo que não se usa mais: CDs ou discos de vinil, livros, roupas, sapatos, móveis, utensílios domésticos, ferramentas, brinquedos e muitos outros objetos. A maioria poderá ser doada, reciclada ou vendida. O que não tiver condição de uso irá para o lixo reciclável, é claro.
Além de melhorar a organização interna da casa e ganhar mais espaço, pode-se ainda obter alguma receita resultante da venda de alguns objetos. Isto sem falar no imenso benefício que causamos às pessoas carentes ao doarmos objetos que elas necessitam. Este gesto, tão simples, ajuda a criar uma sociedade mais solidária, na qual todos saem ganhando. Após o primeiro ''S'', estando cercado daquilo que realmente tem uso, a pessoa está pronta para entrar na segunda fase denominada ''Seiton'' ou ordenação. Nesta etapa é definido um lugar para cada coisa e cada coisa é colocada em seu lugar. Tomando-se uma cozinha como exemplo, é o momento em que todos os alimentos e objetos são agrupados conforme a finalidade, colocados em recipientes devidamente identificados, e no local mais acessível, de acordo com o uso.
Após a aplicação do segundo ''S'', a cozinha ou casa estaria pronta para ser utilizada por qualquer pessoa, que encontraria qualquer alimento ou objeto sem necessitar de ajuda para isso, tamanho o grau de organização. Nesta fase, além da ordenação e identificação das coisas, busca-se estabelecer diferentes graus de utilização. Desta forma, aquele jogo de pratos usado diariamente ficaria em um lugar muito mais próximo e acessível do que aquela baixela herdada dos avós, usada apenas em grandes eventos. Isto ainda garantiria que mãos menos atentas danificassem algo valioso no manuseio do dia-a-dia.
Imagine agora que o dono desta casa tivesse de ficar alguns meses fora e a deixasse as cuidados de um amigo, que a receberia e devolveria no mesmo estado de limpeza e organização. Para isso são necessárias a terceira e quarta fases do processo: ''Seiso'' ou limpeza, e ''Seiketsu'' ou padronização. A fase de limpeza seria ainda mais fácil depois das duas primeiras etapas. Este é um conceito que transcende a simples eliminação da sujeira. Significa também asseio pessoal, boa apresentação (da casa, da empresa e da pessoa), além de possuir a conotação de ''fazer bem feito''. Já o quarto ''S'' representa a padronização de ações e, neste caso, significaria deixar registradas algumas das regras da casa como, por exemplo, pagar a conta da luz no dia correto, molhar as plantas toda semana, retirar o lixo da cozinha e banheiro a cada dois dias e assim por diante.
O quinto e último ''S'', chamado ''Shitsuke'', consiste em aplicar a disciplina em todo o processo. Assim, de tempos em tempos o trabalho precisa ser reiniciado para que seja garantida a melhoria contínua. Se numa casa essas regras simples já representam um ganho considerável, imagine então os ''5S'' aplicados às empresas. Isto pode representar o fim do desperdício de tempo, de dinheiro e de matérias primas. Pode ser a garantia de um melhor fluxo de trabalho, de uma melhor apresentação das pessoas dentro da organização, de mais segurança nos processos, de maior integração e, acima de tudo, de uma significativa melhora na auto-estima dos colaboradores. Isto porque, a aplicação dos ''5S'' exige a participação de todos na tomada de decisões, em maior ou menor escala. Talvez a aplicação desta metodologia, tão simples quanto eficiente, seja uma boa decisão para o ano de 2002. Se você quiser saber mais a respeito, procure o IBQP-PR.

- Francisco Teixeira Neto é Consultor Técnico do IBQP-PR e formado em Engenharia de Produção.

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