Onde guardar tanto papel? Quanto tempo os documentos precisam permanecer no arquivo? Quais os cuidados necessários para mantê-los em bom estado? Para se ver livre dessas dúvidas, as empresas estão recorrendo a profissionais de ciências da informação.
Apesar do avanço tecnológico que permite a digitalização cada vez mais rápida e segura de documentos, nem tudo pode ser jogado fora. Em alguns casos, até pode, mas as empresas receiam perdê-los no formato físico, principalmente quando se trata de informações sobre ex-funcionários e que podem ser solicitados se houver uma demanda judicial.
Em Londrina, o Grupo Setrata, que terceiriza folhas de pagamento de 15 empresas em todo o País, já dispõe de um enorme arquivo onde acolhe toda a documentação dos trabalhadores demitidos pelos clientes. Percebendo um nicho de mercado, acaba de criar uma empresa específica para oferecer arquivos terceirizados: a Arqjus.
''As empresas não querem ocupar seus espaços nobres com documentos antigos. Isso significa um alto custo para elas'', afirma a arquivista do grupo Josiane da Silva Oliveira. Ela diz que o preço para o cliente terceirizar o arquivo é de R$ 3 a R$ 4 mensais por caixa.
A maior parte da documentação que está hoje na empresa se refere a ex-funcionários dos clientes e deve ser guardada por 30 anos. ''A legislação permite a microfilmagem, mas há muita discussão em torno disso e as empresas não arriscam jogar fora o papel'', conta.
Segundo Josiane, atualmente são cerca de duas mil caixas de papelão com 30 prontuários cada, algo em torno de 2,4 milhões de folhas de papel.
Para mantê-las em bom estado, elas sofrem um processo de higienização e de retirada de clips ou grampos. Depois, são coladas em sacos plásticos, antes de irem para as caixas. Os documentos são indexados por meio de um software específico e, segundo a arquivista, são facilmente resgatados caso necessário. Todo o processo, de acordo com ela, segue parâmetros da ISO 9000.

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