A consultora em gestão da informação Andréa do Prado Souza lida diariamente com as dúvidas dos empresários sobre o que fazer com tanto papel. Atendendo imobiliárias, corretoras, cartórios, escritórios de advocacia, entre outros tipos de estabelecimentos, ela orienta os clientes sobre a melhor maneira de lidar com suas informações e garante que é possível obter maior agilidade no fluxo de documentos implantando soluções adequadas à cada realidade.
''As empresas normalmente têm muita dificuldade em definir um método para cuidar dessa questão'', afirma. Segundo Andréa, processos de migração ou substituição das formas de registro sempre exigiram uma preparação do ambiente das empresas. Com a evolução tecnológica, em muitos segmentos já é possível eliminar o uso do papel e ''democratizar'' o acesso a informação, ''desde que haja planejamento e identificação dos riscos e perdas que isso pode causar''.
A decisão de eliminar ou não um documento, de acordo com a consultora, não pode ser pautada somente na legislação. ''É preciso uma análise mais ampla sobre as muitas possibilidades antes de tomar decisões que impossibilitem o resgate de um registro'', afirma.
Conforme diz a consultora, há muitas informações dentro de uma empresa que não podem ir para o lixo nunca. Pelo contrário, necessitam ser preservadas permanentemente. ''Não se pode esquecer que a informação é um dos maiores ativos das empresas, é fator crítico de sucesso, uma vez que o acesso à ela de forma ágil e segura diferencia as empresas em seus setores de atuação'', ressalta.
Ela explica que preparar os funcionários envolvidos na gestão da informação da empresa é a melhor saída. ''Existem cursos, cujo foco é a gestão documental, com conceitos e metodologias próprias para essa finalidade'', salienta.
O corretor de seguros Sérgio Shimomura guarda documentos desde que abriu sua empresa, há 17 anos. Ele contratou a consultora e agora está digitalizando as apólices a partir de 2009. ''O resto vai para a reciclagem'', afirma.
Shimomura vai se livrar de sete arquivos de aço que ocupavam um espaço nobre em sua empresa. ''Tinha muito receio de jogar a documentação fora, mas a consultora me tranquilizou quanto ao que eu realmente preciso guardar em formato físico'', conta.
Ele investiu R$ 3,5 mil na compra de scanner de alta velocidade e de um novo HD, mas acredita que valeu a pena. ''Além de liberar espaço, acho que minha alergia a papel velho vai melhorar'', afirma. (N.B.)

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