Como otimizar a gestão financeira em escritórios de advocacia

Segundo dados do Sebrae, cerca de 30% das médias e pequenas empresas no Brasil fecham as portas em seu segundo ano de vida. Embora essas estatísticas englobem negócios de todos os segmentos, advogados a frente de seus próprios escritórios também devem ficar de orelhas em pé. Afinal de contas, apesar de muitos não enxergarem dessa forma, um escritório de advocacia nada mais é que uma empresa.

De acordo com o órgão, uma das causas da mortalidade empresarial ser tão elevada deve-se a problemas de gestão empresarial, entre eles, de fluxo de caixa. Ou seja, problemas na área de finanças podem contribuir para o fracasso de um negócio, por isso, essa área não deve ser negligenciada. Para advogados principalmente, que não costumam ter grande familiaridade com esse tipo de atividade, o tema pode ser ainda mais desafiador.

Finanças pessoais x finanças do escritório

O erro crasso de qualquer advogado quando se fala em gestão financeira do escritório é a mistura nada recomendada entre finanças pessoais e finanças do negócio. A depender do nível de desorganização nesse sentido, pode ser difícil até identificar quanto se dispõe em caixa.

Para não cair nessa armadilha, é estritamente necessário fazer todas movimentações em contas bancárias diferentes. Ao mesmo tempo, é preciso fazer um provisionamento para normatizar quando e em qual proporção os sócios farão suas retiradas. Afinal, ainda que as finanças não se misturem, não convém desfalcar o caixa sem critérios.

Mapeamento de custos fixos

Todo planejamento financeiro, aliás, deve passar pelo dimensionamento dos custos fixos da empresa. Afinal, saber quanto custa manter um negócio de portas abertas é o básico para qualquer gestão.

Nesse sentido, é interessante realizar levantamentos de todos os centros de custo: aluguéis, folha de pagamentos, custos com impressão, serviço de limpeza e até do cafezinho. Quanto maior a precisão alcançada nesse levantamento, melhores condições o advogado terá de acompanhar a evolução dos gastos e evitar qualquer desperdício de recursos.

Diagnóstico contábil financeiro

O diagnóstico financeiro extrapola a noção observada em um simples mapeamento de custos. Nesse caso, o que se quer é um parâmetro financeiro global do negócio para um esforço de planejamento dos próximos períodos. Dessa forma, é preciso realizar o levantamento das seguintes informações:

● carga patrimonial do escritório;

● composição do endividamento;

● levantamento das características financeiras (em que a empresa mais gasta/investe);

● custos fixos;

● análise de capital de giro;

● projeção de receitas.

Conhecidas essas informações, é importante trabalhar com a projeção de diferentes cenários, sendo um otimista, um pessimista e um terceiro equidistante desses extremos. Com isso, é possível conhecer antecipadamente quais medidas tomar mesmo em um momento de grave frustração de receitas e, assim, garantir a sobrevivência do negócio.

Gestão de fluxo de caixa

Gestão de fluxo de caixa nada mais é que garantir a compatibilização de receitas e despesas para que nunca falte recursos para custear a operação do escritório e para remunerar todos os sócios. Em princípio, parece algo banal, mas em meio a conciliação de vários compromissos financeiros e em uma eventual queda no faturamento, tudo pode ficar bem difícil para o gestor financeiro.

Com isso, é fundamental ser conhecedor de um diagnóstico financeiro do negócio. Isso permite prever a data de incidência dos principais custos e receitas e fazer uma programação de gastos para não incorrer em nenhum atraso. E para uma melhor condução do fluxo, é importante sempre contar com uma reserva financeira, o famosos capital de giro. Assim, em qualquer eventualidade, o escritório não será pego de surpresa.

Em suma: gestão financeira é coisa séria e precisa ser tratada como tal. Por isso, é interessante contar com recursos que ajudem a lidar com essa atividade. Caso a contratação de alguém com formação própria na área esteja fora da disponibilidade financeira do escritório, algumas ferramentas podem ajudar.

Tecnologia aplicada à gestão financeira

Para qualquer esforço de gestão financeira a tecnologia deve ser sempre uma aliada. No caso dos escritórios de advocacia, o software jurídico cumpre bem essa função. Isso porque, entre outras funcionalidades, a ferramenta conta com um módulo de gestão financeira que permite acompanhar todos os lançamentos referentes a despesas e receitas de cada caso em um ambiente inteiramente digital. Com esse nível organização é possível segmentar toda a gestão financeira por caso.

Um software para escritório de advocacia torna mais fácil a conferência de todas as despesas a vencer e a faturar, o que favorece toda a atividade gestão de fluxo de caixa, tão necessária para o bom andamento da gestão financeira do escritório. Como vantagem, também é possível citar a emissão de relatórios financeiros e demonstrativos que indicam a evolução das receitas e despesas.

Este conteúdo é de autoria da assessoria F2 Comunicação e não faz parte do conteúdo jornalístico da Folha de Londrina