O exemplo é relativamente comum. O trabalhador quer comprovar tempo de serviço para obter a aposentadoria e precisa de certidão para provar abertura de empresa muitos anos atrás. A solução está no Arquivo Público, órgão da Secretaria Municipal de Gestão Pública responsável por guardar e organizar todos os documentos produzidos ou recebidos pela prefeitura.
Atualmente, a equipe formada por três funcionários e oito estagiários está elaborando a tabela de temporalidade do acervo, que determina quais documentos precisam ser guardados, por quanto tempo e quais podem ser dispensados.
''Um documento contábil. por exemplo, não pode ser descartado até a aprovação das contas públicas pelo TC (Tribunal de Contas'', explica Ana Silvia Loureiro Batista, diretora de gestão de informações e arquivo público da Secretaria de Gestão Pública.
Ela acrescenta que nos casos em que não há legislação, o bom senso dos profissionais vai determinar o que vai ou não ser conservado. Por isso os documentos que ajudam a contar a história da cidade terão de ser preservados indefinidamente.
Para isso, parte do acervo passa pelo processo de microfilmagem, que garante conservação de até 500 anos e tem reconhecimento de valor jurídico. Já a tabela de temporalidade, em fase de elaboração, vai definir o período de conservação necessário também para arquivos eletrônicos, que nunca chegaram a ser impressos.
Para a diretora, uma das funções do Arquivo Público é conferir credibilidade à administração municipal. ''Um acervo como esse é importante para agilizar na tomada de decisões, dar transparência à gestão e preservar a memória da cidade'', diz. A diretora acrescentou ainda que a administração está tentando viabilizar um novo espaço físico para abrigar o acervo.
Ana Silvia ressalta que o Arquivo Público é buscado principalmente por funcionários da própria prefeitura. A consulta, porém, é aberta a toda população.

Serviço
O telefone do Arquivo Público é (43) 3372-4155.

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