A guarda de documentos nos condomínios edilícios
Vive-se, ainda, a era dos papéis, isto é, em pleno século 21, a despeito do avanço tecnológico e a informatização quase total, a burocracia continua exigindo que gavetas e caixas fiquem cada vez mais abarrotadas dos diversos tipos de documentos impressos.

É natural que síndicos de condomínios perguntem: Qual a importância da guarda de documentos? A quem pertence a responsabilidade pela guarda dos documentos? Quais documentos devem ser guardados? Onde devem ser guardados? Por quanto tempo eles deverão guardados?

O documento pode ser público ou privado. O documento público é aquele emitido por autoridade pública ou de forma pública – exemplo: Escritura Pública lavrada em Tabelionato de Notas. O documento privado é aquele emitido por particular – exemplo: nota fiscal. Tanto o documento público quanto o documento privado podem constituir prova de negócios jurídicos.

Vale registrar que cada condomínio gera, em média, de setecentos a mil documentos anualmente, quase sempre privados. Estes se referem, em especial, aos holerites dos empregados; recibos e notas fiscais; apólice de seguro; guias de recolhimentos (INSS, FGTS, IRRF, IPTU); extratos bancários, dentre outros.

Mesmo não sendo pessoa jurídica, porquanto a legislação civil brasileira não lhe confere personificação, o condomínio edilício é a ela equiparado para efeitos fiscais e, o síndico é o representante legal do condomínio. Assim, uma das funções do cargo de síndico é a responsabilidade pelos documentos em sua gestão. Essa responsabilidade consiste no acompanhamento dos recebimentos de quotas de condomínio e de outras rendas; no pagamento das obrigações assumidas; na retenção e recolhimento dos tributos sobre prestações de serviços e, na guarda de todos os documentos, pelo tempo que a legislação determinar para cada um deles.

O síndico deve manter a guarda dos documentos, a fim de serem utilizados, caso necessário, nas prestações de contas e/ou em quaisquer processos administrativo ou judicial de interesse do condomínio e, ainda, ao deixarem o cargo devem entregar os documentos ao síndico que assume mediante protocolo, visando preservar sua responsabilidade legal quando de sua gestão junto ao condomínio.

Maurício dos Santos Vieira é advogado e membro da Comissão de Direito Imobiliário e Urbanístico da OAB Londrina