Comunicação e agilidade no dia a dia dos condomínios

A administração de condomínios requer muita organização, controle, comunicação e transparência. Os síndicos têm o desafio diário de fomentar a boa convivência entre os condôminos e atender as diferentes demandas relacionadas ao funcionamento e manutenção predial. E é impossível fazer o controle de tantas tarefas sozinho. Por isso, alguns administradores em Londrina têm recorrido a ferramentas que agilizam e facilitam a gestão dos conjuntos habitacionais, como a portaria remota e a central digital de informações.
É o caso do síndico Fabrício Bianchi, responsável pelo Edifício Solar Rivera, localizado na Gleba Palhano, zona sul. Ele contratou para o condomínio um sistema on-line para centralizar todas as informações referentes ao prédio. "Utilizamos o sistema de gestão de informação como uma forma adicional de controle", afirmou. Segundo Bianchi, a ferramenta permite que o condomínio tenha um histórico de tudo o que acontece. "Esse registro nos ajuda na tomada de decisão."
Na plataforma, aberta para gestores, moradores e portaria, é possível trocar mensagens, publicar num mural, arquivar documentos, fazer reservas dos espaços de lazer, promover enquetes, divulgar eventos, registrar ocorrências, informatizar a rotina dos porteiros, criar protocolo de recebimento e entrega de encomendas, monitorar a saída e devolução de chaves, agendar mudanças, anotar telefones úteis, controlar obras, avisar sobre manutenções programadas e fazer checklists. Na avaliação de Bianchi, essa informatização da rotina facilita bastante o trabalho dos funcionários do condomínio.
O sócio da Sig Condomínios, Giuliano Pelaquin, que oferece esse serviço em Londrina, disse que o foco da plataforma é atender as necessidades relacionadas à gestão e operação dos conjuntos habitacionais. Ele ressalta que a central não oferece soluções para a área financeira, pois essa tarefa já é bem cumprida por administradoras terceirizadas. "Percebemos o quanto é difícil a rotina dos síndicos e que muitas vezes eles não têm o perfil de administradores. Por isso, a ferramenta sintetiza tudo o que eles precisam saber para fazer uma gestão profissional."
O mais interessante desse serviço é o preço. De acordo com Pelaquin, o valor da mensalidade é calculado pelo número de unidades do prédio e cada uma delas custa apenas R$ 2,20. "Não trabalhamos com contrato de fidelidade e oferecemos um teste gratuito por 30 dias", disse. Também é possível utilizar o sistema, sem custo algum, focado nas reservas dos espaços de lazer. Em Londrina, a startup, que está na Incubadora Internacional de Empresas de Base Tecnológica da UEL (Intuel), atende 28 condomínios.

PORTARIA REMOTA
Em busca de mais segurança e redução de custos, a síndica do condomínio de casas Morada Imperial, localizado na zona sul de Londrina, Rosélis Sosa Gomez, decidiu contratar o serviço de portaria remota em abril deste ano. Na avaliação dela, os porteiros são muito "visados" pelos bandidos. Além disso, alguns acabam cedendo ao deixar que pessoas entrem sem se identificar para não comprar briga com os moradores. "Com o porteiro remoto isso acaba, porque o condômino não tem com quem bater boca", disse.
Antes, o condomínio administrado por Rosélis contava com três porteiros, um zelador e um folguista. Após a implantação do novo sistema, a síndica estima ter economizado cerca de 30% nos gastos com a portaria. Outra vantagem é a redução do risco de o condomínio sofrer ações trabalhistas.
O franqueado da Porter Portaria Remota em Londrina, Ricardo Rennó, explica que oito condomínios já utilizam o serviço na cidade. Tudo é informatizado e funciona 24 horas por dia. Quem atende as demandas da portaria são os funcionários da franquia. Eles têm acesso às imagens em tempo real da entrada dos condomínios e respondem aos chamados no interfone.
"Entramos em contato com o morador por telefone e, se necessário, o colocamos em conferência com o visitante. Se a entrada for autorizada, nossos atendentes abrem o portão. Todo o atendimento fica gravado em áudio e vídeo e é disponibilizado na nuvem para consulta pelo síndico."
Já o acesso dos moradores é feito por meio de tags ou controles – quando chegam de carro. A porta abre automaticamente e registra a entrada e saída. "Temos um controle anticlonagem e que identifica o condômino", informou Rennó. O dispositivo possui a função pânico, que alerta a portaria, de forma silenciosa, para situações de risco.
Rennó ressalta que, além de administrar a entrada e saída de visitantes no prédio, o serviço inclui a manutenção preventiva e emergencial do condomínio. Nestes casos, um porteiro é enviado rapidamente até o conjunto habitacional para resolver o problema in loco. Segundo ele, em alguns casos, a redução de custos pode chegar a até 50% para os condomínios.